貿易商會常碰到客人或供應商取消單子，這怎麼處理呢？
情況：貿易商通常在還沒收到貨之前就要打好PO,Invoice，但是碰到供應商或客人取消單子，該怎麼處理呢？（此案例是供應商根本無法出貨，所已取消單子）
假設：跟供應商進了100kg香精27塊，賣了100kg，30塊。PO跟Invoice已經打完，但沒有做收貨，後來客人取消訂單。這時怎麼處理
1:首先，如果在setup的Configuration Settings中Allow Sales of Zero Cost Items要設定為Yes,不然在沒有收貨的情況下，無法打Invoice。實際上貿易商在沒收貨之前，就要讓客人作錢，然後付款給供應商。
2:做完PO , Invoice之後，看一下Trial Balance,Product/Service sales和AR已經認列。Cost of Sales和AP並未任列，還沒有收貨阿。然後看一下items，有三個欄位：
（1)quantity on hand:-100kg,也就是你目前手上有的庫存數量。因為貨沒進來就賣出去了，而且出Invoice就表示已經出貨，所以是-100。這個系統沒有Performa Invoice,,,希望以後會有。
(2)quantity on demand:這個是你打了SO,還沒轉成Invoice。也表示還沒有交貨，但是有單子了，需求這麼多數量
(3) quantity on order:表示你已經下了PO,但還沒有收貨的數量，，可是說是在途庫存。
麻煩的事情來了，供應商出不了貨，整個單子要取消（假設客人還沒付款，我也未付款給供應商）。做法如下：
(3)在Customers的customer transaction inquiries找到我們剛剛打的Invoice,有個轉彎的箭頭圖案(Click to credit the invoice),點擊，然後Process Credit,看一下Trial Balance，Product/sevice sales 還有AR都沖銷了。這裏等於是做了一個反向沖銷，在會計上應該也可以叫做回轉分錄吧，，會計學得不好。。哈哈。
在看一下items,quantity on hand變成0了，因為invoice取消了，可是quantity on demand變成100了。應該是SO還在。接下來就是取消SO了
（4）在Customers的Modify Outstanding Sales Orders找到剛剛的SO,按一下modify底下的SO號碼，然後Cancel Whole Order.看一下Items的quantity on demand,,變成0了，這張單子在會計帳和庫存方面已經消除了。最後，應該還要在Receivables的Allocate receipts or credit notes裏面，去allocate這張Credit note,,至於有什麼用處，，我也還沒發現...
(5)在Suppliers的Receive outstanding purchase orders,找到剛剛打的PO,點擊進去，然後Cancel and Delete the whold order,在看看items的quantity on order,變成0了。
到這裏應該就完成了。這個case比較單純，沒有收貨，也沒有付款，收款。 |
發表於 2010-6-28 01:35
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這個東西叫credit memo，是類似發票功能的票據。屬於原始憑證，要和你前面開出的發票一起裝訂備查的（如果你前面的發票已經在客戶那裏入賬了，你這個credit memo也要給客戶，當然，不適用於此case），國內客戶可以簡單理解為紅字發票。